Командність або як правильно організувати обмін інформацією у ланцюгу інтерв’юер -менеджер-клієнт?

У нашій команді зараз 10 осіб, які постійно беруть участь у різних проектах.

Минулих пів року стали  багато в чому переломними. Довелося дуже швидко реагувати на шалено величезну кількість проектів – зміщування дедлайнів, пошук мобільних інтерв’юерів, запит на політичні опитувальники та вміння адаптовувати їх до реакцій респондентів.  Це викликало багато трансформацій, вибудовування внутрішніх процесів, успіхів та шишок. Один із висновків, що я для себе зробила, це важливість внутрішніх комунікацій.

Якщо у команді погано комунікуються новини, процеси, порядок прийняття рішень тощо, це може стати причиною чуток, недостатнього розуміння, почуття випадання з команди. Приблизно половина  мого часу йде на внутрішні комунікації.

В чому суть взаєморозуміння та звідки береться непорозуміння?

Взаєморозуміння — досить глибоке поняття, воно стосується не лише мови, а й інших аспектів, зокрема:

Непорозуміння спричиняє стресові ситуації: замовники й виконавці чогось від вас очікували, цього не сталося, виникає конфлікт. Потрібно навчитись ставити правильні запитання: як би я поводився на місці іншої людини? Які у неї задачі? Чого від мене очікують?

Є три постулати, на які варто зважати:

  1. Ви не уявляєте, що в інших людей у голові. Ви не знаєте їхньої історії, контексту, світогляду і сприйняття.
  2. Очевидне не є очевидним. Воно базується на певних фактах, яких інші люди можуть не знати. Якщо ви хочете, щоб для інших було щось так само очевидно, як і для вас, цю інформацію треба донести.
  3. Люди не знають, чого хочуть. Вони можуть бути невдоволені, критикувати певні явища, але не знати, що ж конкретно їм потрібно. Варто запропонувати рішення, тоді всі виграють від взаємодії, це win-win.

Ще декілька слів про взаємодію в команді. Є стандартна схема: виконавці (інтерв’юери) → менеджер → клієнт → споживачі. Інтервюери часто вважають, що вони працюють для менеджера, адже він ставить їм завдання. Тут потрібно згадати, що насправді схема працює не так. Менеджер — це посередник між клієнтом і виконавцем, і всі роблять продукт для споживачів. Інтерв"юери повинні думати про задачу клієнта і досвід споживача, тоді вони доповнюють роботу один одного. Зрештою вони стають однією командою, яка працює над цілісним продуктом.

Що потрібно зробити для покращення взаєморозуміння та уникнення непорозуміння?

— «Маленькі комунікації». Кожного понеділка – лист до команди з новинами й апдейтами. Це замість «нарад». У такий спосіб можна дізнатися про новини організації й написати про свої в будь-який зручний  час.

— Система зустрічей «1:1». Півгодинні зустріч із членами своєї команди кожного тижня. Зустрічі фіксовані й індивідуальні. На них варто обговорювати не лише поточку, але й стратегічні справи, проблемні ситуації, зростання тощо.

—  Внутрішні політики, інструкції, що доступні всім членам команди.

—  Зустрічі всієї команди для синхронізації раз на три місяці.